User Guide
دليل الاستخدام
Ruxelio Dental Clinic System User Guide
دليل استخدام نظام روكسليو لإدارة عيادات الأسنان
A practical user guide covering all modules, features, and usage scenarios of the clinic management system.
دليل شامل يغطي جميع الوحدات والميزات وسيناريوهات الاستخدام لنظام إدارة العيادات.
Table of Contents
المحتويات
Dashboard & Overview
لوحة التحكم ونظرة عامة
System dashboard and key metrics at a glance
لوحة النظام والمؤشرات الرئيسية في لمحة
The Dashboard is the first page you see after logging in. It provides a real-time summary of clinic performance including today's appointments, pending tasks, revenue statistics, patient statistics, and quick-access shortcuts to all major modules.
لوحة التحكم هي أول صفحة تظهر بعد تسجيل الدخول. توفر ملخصاً فورياً لأداء العيادة يشمل مواعيد اليوم والمهام المعلقة وإحصائيات الإيرادات وإحصائيات المرضى واختصارات الوصول السريع لجميع الوحدات الرئيسية.
Key Features
الميزات الرئيسية
Scenarios
السيناريوهات
- The receptionist logs in at the start of the working day.
- Reviews today's appointments and identifies urgent or first-time visits.
- Checks overdue tasks, unpaid invoices, and pending follow-ups.
- Uses quick actions to open the appointment calendar or patient records directly.
- يقوم موظف الاستقبال بتسجيل الدخول في بداية يوم العمل.
- يراجع مواعيد اليوم ويحدد الزيارات العاجلة أو المرضى الجدد.
- يتحقق من المهام المتأخرة والفواتير غير المدفوعة والمتابعات المعلقة.
- يستخدم الاختصارات لفتح التقويم أو سجلات المرضى مباشرة.
- The manager opens the dashboard and selects the weekly overview.
- Reviews revenue, appointment volume, and patient flow indicators.
- Compares busy days against quiet days to understand clinic demand.
- Uses the results to adjust doctor schedules, reception coverage, or marketing focus.
- يفتح مدير العيادة لوحة التحكم ويختار النظرة الأسبوعية.
- يراجع الإيرادات وعدد المواعيد ومؤشرات تدفق المرضى.
- يقارن الأيام المزدحمة بالأيام الهادئة لفهم حجم الطلب على العيادة.
- يستخدم النتائج لتعديل جداول الأطباء أو تغطية الاستقبال أو خطة التسويق.
Patients Management
إدارة المرضى
Patient records, medical history, and demographics
سجلات المرضى والتاريخ الطبي والبيانات الديموغرافية
The Patients module stores and manages all patient information including personal details, contact information, medical history, allergies, medications, treatment records, documents, and dental charts. Each patient gets a unique record that tracks all interactions with the clinic.
وحدة المرضى تخزن وتدير جميع معلومات المرضى بما في ذلك التفاصيل الشخصية ومعلومات الاتصال والتاريخ الطبي والحساسية والأدوية وسجلات العلاج والمستندات وخرائط الأسنان. كل مريض له سجل فريد يتتبع جميع التفاعلات مع العيادة.
Key Features
الميزات الرئيسية
Scenarios
السيناريوهات
- The receptionist confirms that the patient does not already exist in the system.
- Creates a new record with name, phone, address, gender, and date of birth.
- Adds medical alerts such as allergies, chronic diseases, or current medications.
- Saves the record so the system generates a unique patient ID automatically.
- Books an appointment or starts a walk-in visit from the new profile.
- يتأكد موظف الاستقبال أن المريض غير مسجل مسبقًا في النظام.
- ينشئ سجلًا جديدًا بالاسم ورقم الهاتف والعنوان والجنس وتاريخ الميلاد.
- يضيف التنبيهات الطبية مثل الحساسية أو الأمراض المزمنة أو الأدوية الحالية.
- يحفظ السجل ليقوم النظام بإنشاء رقم مريض فريد تلقائيًا.
- يحجز موعدًا أو يبدأ زيارة مباشرة من ملف المريض الجديد.
- The receptionist searches by patient name, phone number, or patient ID.
- Opens the profile and confirms contact details with the patient.
- Updates changed information such as phone number, address, or insurance details.
- Reviews medical warnings before scheduling any procedure.
- Creates the appointment from the existing patient profile.
- يبحث موظف الاستقبال باسم المريض أو رقم الهاتف أو رقم الملف.
- يفتح ملف المريض ويتأكد من بيانات التواصل معه.
- يحدث أي بيانات تغيرت مثل الهاتف أو العنوان أو بيانات التأمين.
- يراجع التنبيهات الطبية قبل جدولة أي إجراء.
- ينشئ الموعد من ملف المريض الموجود.
- The doctor opens the patient profile during the clinical encounter.
- Adds the newly discovered condition to the medical history section.
- Records related medications, allergies, risks, or contraindications.
- Adds clinical notes explaining how this condition affects dental treatment.
- Saves the update so future visits display the warning automatically.
- يفتح الطبيب ملف المريض أثناء الزيارة السريرية.
- يضيف الحالة الطبية الجديدة في قسم التاريخ الطبي.
- يسجل الأدوية المرتبطة والحساسية والمخاطر أو موانع العلاج.
- يضيف ملاحظات سريرية توضح تأثير الحالة على علاج الأسنان.
- يحفظ التحديث لتظهر التنبيهات تلقائيًا في الزيارات القادمة.
Appointments Management
إدارة المواعيد
Schedule, reschedule, and track patient appointments
جدولة وإعادة جدولة وتتبع مواعيد المرضى
The Appointments module provides a full scheduling system. You can create, modify, cancel, and confirm appointments. The calendar view shows daily/weekly/monthly schedules with color-coded statuses. Automated reminders and conflict detection help reduce no-shows.
وحدة المواعيد توفر نظام جدولة كامل. يمكنك إنشاء وتعديل وإلغاء وتأكيد المواعيد. عرض التقويم يظهر الجداول اليومية/الأسبوعية/الشهرية مع حالات ملونة. التذكيرات التلقائية وكشف التعارض تساعد في تقليل حالات عدم الحضور.
Key Features
الميزات الرئيسية
Scenarios
السيناريوهات
- The receptionist opens the appointment calendar and selects the required date.
- Checks available slots and avoids conflicts with existing appointments.
- Selects the patient record or creates a new patient if needed.
- Defines the appointment type, doctor, duration, and notes.
- Saves the appointment with the initial status Booked.
- يفتح موظف الاستقبال تقويم المواعيد ويختار التاريخ المطلوب.
- يراجع الأوقات المتاحة ويتجنب التعارض مع المواعيد الحالية.
- يختار سجل المريض أو ينشئ مريضًا جديدًا عند الحاجة.
- يحدد نوع الموعد والطبيب والمدة والملاحظات.
- يحفظ الموعد بالحالة الأولية محجوز.
- The receptionist reviews the appointment after the grace period has passed.
- Confirms that the patient did not arrive or call to cancel.
- Changes the appointment status to No-show.
- Adds a note explaining the situation if needed.
- The system keeps the event in the patient's appointment history.
- يراجع موظف الاستقبال الموعد بعد انتهاء فترة السماح.
- يتأكد أن المريض لم يحضر ولم يتصل للإلغاء.
- يغير حالة الموعد إلى لم يحضر.
- يضيف ملاحظة توضح الحالة عند الحاجة.
- يحتفظ النظام بالحدث داخل تاريخ مواعيد المريض.
- The receptionist opens the existing appointment from the calendar.
- Selects a new date and time based on patient preference.
- Checks doctor availability and prevents overlapping appointments.
- Updates appointment notes with the reason for rescheduling.
- Saves the new time and sends or confirms the updated appointment details.
- يفتح موظف الاستقبال الموعد الحالي من التقويم.
- يختار تاريخًا ووقتًا جديدًا حسب رغبة المريض.
- يتحقق من توفر الطبيب ويمنع تداخل المواعيد.
- يحدث ملاحظات الموعد بسبب إعادة الجدولة.
- يحفظ الوقت الجديد ويؤكد تفاصيل الموعد المحدثة للمريض.
Clinical Encounters
الزيارات السريرية
Patient visits, diagnosis, treatment, prescriptions
زيارات المرضى والتشخيص والعلاج والوصفات الطبية
The Encounters module documents each patient visit in detail. It captures the date, chief complaint, diagnosis, treatment provided, prescribed medications, and follow-up instructions. Encounters are linked to appointments and billing records for a complete clinical and financial trail.
وحدة الزيارات السريرية توثق كل زيارة مريض بالتفصيل. تسجل التاريخ والشكوى الرئيسية والتشخيص والعلاج المقدم والأدوية الموصوفة وتعليمات المتابعة. ترتبط الزيارات بالمواعيد وسجلات الفواتير لمسار سريري ومالي كامل.
Key Features
الميزات الرئيسية
Scenarios
السيناريوهات
- The doctor opens the encounter linked to the scheduled appointment.
- Reviews patient history, allergies, previous visits, and dental chart notes.
- Records the chief complaint, clinical examination, and findings.
- Updates the dental chart with tooth-specific observations or treatment.
- Adds prescriptions, follow-up instructions, and final diagnosis.
- Saves the encounter and marks the visit as Finished.
- يفتح الطبيب الزيارة المرتبطة بالموعد المحدد.
- يراجع تاريخ المريض والحساسية والزيارات السابقة وملاحظات خريطة الأسنان.
- يسجل الشكوى الرئيسية والفحص السريري والنتائج.
- يحدث خريطة الأسنان بالملاحظات أو العلاج المرتبط بكل سن.
- يضيف الوصفات وتعليمات المتابعة والتشخيص النهائي.
- يحفظ الزيارة ويحدث الحالة إلى منتهي.
- The receptionist creates a walk-in appointment and marks it as urgent.
- The doctor opens a new encounter from the urgent appointment.
- Records pain location, severity, symptoms, and emergency findings.
- Performs the emergency procedure or temporary treatment.
- Prescribes pain medication or antibiotics when clinically required.
- Schedules a follow-up appointment for definitive treatment.
- ينشئ موظف الاستقبال موعد حضور مباشر ويحدده كحالة عاجلة.
- يفتح الطبيب زيارة جديدة من الموعد العاجل.
- يسجل مكان الألم وشدته والأعراض ونتائج الفحص الطارئ.
- يجري الإجراء الطارئ أو العلاج المؤقت.
- يصف مسكنات أو مضادات حيوية عند الحاجة الطبية.
- يحدد موعد متابعة للعلاج النهائي.
- The doctor identifies all required procedures during diagnosis.
- Creates a treatment plan including procedure names, affected teeth, and priority.
- Adds estimated costs and the expected number of visits.
- Discusses the plan with the patient and records approval or requested changes.
- Schedules each stage as a separate appointment and encounter.
- Tracks progress until the treatment plan is completed.
- يحدد الطبيب جميع الإجراءات المطلوبة أثناء التشخيص.
- ينشئ خطة علاج تشمل أسماء الإجراءات والأسنان المتأثرة والأولوية.
- يضيف التكلفة التقديرية وعدد الزيارات المتوقع.
- يناقش الخطة مع المريض ويسجل الموافقة أو التعديلات المطلوبة.
- يجدول كل مرحلة كموعد وزيارة منفصلة.
- يتابع التقدم حتى اكتمال خطة العلاج.
Billing & Invoicing
الفواتير والفواتير
Invoice generation, payments, and financial tracking
إنشاء الفواتير والمدفوعات والتتبع المالي
The Billing module handles all financial transactions. Invoices are generated from encounters or manually. The system tracks payments (cash, card, insurance), partial payments, outstanding balances, and integrates with patient records and reports.
وحدة الفواتير تدير جميع المعاملات المالية. يتم إنشاء الفواتير من الزيارات أو يدوياً. يتتبع النظام المدفوعات (نقدي، بطاقة، تأمين) والمدفوعات الجزئية والأرصدة المستحقة ويتكامل مع سجلات المرضى والتقارير.
Key Features
الميزات الرئيسية
Scenarios
السيناريوهات
- The cashier opens the completed encounter and reviews performed services.
- Generates an invoice using the service prices and any discounts.
- Confirms the invoice items and total amount with the patient.
- Records the payment method such as cash, card, transfer, or insurance.
- Marks the invoice as paid and prints or shares the receipt.
- يفتح المحاسب الزيارة المكتملة ويراجع الخدمات المنفذة.
- ينشئ فاتورة بناءً على أسعار الخدمات وأي خصومات.
- يؤكد بنود الفاتورة والإجمالي مع المريض.
- يسجل طريقة الدفع مثل نقدي أو بطاقة أو تحويل أو تأمين.
- يحدث الفاتورة إلى مدفوعة ويطبع أو يشارك الإيصال.
- The cashier creates the full treatment invoice with the total approved amount.
- Records the first partial payment as a down payment.
- The system calculates the remaining balance automatically.
- Each future installment is added as a separate payment against the same invoice.
- The patient profile shows paid amount, remaining balance, and payment history.
- ينشئ المحاسب فاتورة العلاج كاملة بالمبلغ الإجمالي المعتمد.
- يسجل أول دفعة جزئية كدفعة مقدمة.
- يحسب النظام الرصيد المتبقي تلقائيًا.
- يضاف كل قسط لاحق كدفعة مستقلة على نفس الفاتورة.
- يعرض ملف المريض المبلغ المدفوع والرصيد المتبقي وتاريخ الدفعات.
- The cashier selects the patient's insurance provider from the patient profile.
- Splits the invoice into patient share and insurance share.
- Records the patient's direct payment immediately.
- Marks the insurance portion as a claim with status Submitted.
- Updates the claim status later to approved, paid, or denied.
- يختار المحاسب شركة التأمين من ملف المريض.
- يقسم الفاتورة إلى حصة المريض وحصة التأمين.
- يسجل دفع المريض المباشر فورًا.
- يحدد حصة التأمين كمطالبة بحالة مقدمة.
- يحدث حالة المطالبة لاحقًا إلى معتمدة أو مدفوعة أو مرفوضة.
Expenses Management
إدارة المصروفات
Track clinic operating costs and categorize expenses
تتبع تكاليف تشغيل العيادة وتصنيف المصروفات
The Expenses module records all clinic operating costs including rent, utilities, supplies, salaries, marketing, and maintenance. Each expense is categorized, dated, and can be linked to a specific encounter or supplier. Integrated with financial reports for profit calculation.
وحدة المصروفات تسجل جميع تكاليف تشغيل العيادة بما في ذلك الإيجار والمرافق والمستلزمات والرواتب والتسويق والصيانة. كل مصروف يتم تصنيفه وتاريخه ويمكن ربطه بزيارة معينة أو مورد. متكاملة مع التقارير المالية لحساب الربح.
Key Features
الميزات الرئيسية
Scenarios
السيناريوهات
- The manager or accountant opens the expenses module.
- Selects the expense category such as supplies, utilities, or maintenance.
- Enters the amount, date, payment method, and optional description.
- Attaches a photo or scan of the receipt when required.
- Saves the expense so it appears in the daily financial report.
- يفتح المدير أو المحاسب وحدة المصروفات.
- يختار تصنيف المصروف مثل مستلزمات أو مرافق أو صيانة.
- يدخل المبلغ والتاريخ وطريقة الدفع ووصف اختياري.
- يرفق صورة أو مسحًا ضوئيًا للإيصال عند الحاجة.
- يحفظ المصروف ليظهر في التقرير المالي اليومي.
Inventory Management
إدارة المخزون
Track supplies, materials, and stock levels
تتبع المستلزمات والمواد ومستويات المخزون
The Inventory module manages dental supplies, materials, and consumables. Track quantities, low-stock alerts, expiry dates, supplier information, and consumption linked to patient encounters. Helps prevent stockouts and reduce waste.
وحدة المخزون تدير مستلزمات الأسنان والمواد والمواد الاستهلاكية. تتبع الكميات وتنبيهات نفاد المخزون وتواريخ الانتهاء ومعلومات الموردين والاستهلاك المرتبط بزيارات المرضى. تساعد في منع نفاد المخزون وتقليل الهدر.
Key Features
الميزات الرئيسية
Scenarios
السيناريوهات
- The inventory manager reviews the low-stock alert report.
- Checks the current stock level and identifies items needing reorder.
- Creates a purchase order or direct receipt for the new stock.
- Records the supplier, quantity, unit price, and expiry date.
- Updates the inventory so the stock count reflects current availability.
- يراجع مسؤول المخزون تقرير تنبيهات انخفاض المخزون.
- يتحقق من المستوى الحالي ويحدد العناصر التي تحتاج إعادة طلب.
- ينشئ أمر شراء أو إيصال استلام مباشر للمخزون الجديد.
- يسجل المورد والكمية وسعر الوحدة وتاريخ الانتهاء.
- يحدث المخزون ليعكس العدد الحالي المتاح.
Reports & Analytics
التقارير والتحليلات
Financial, operational, and clinical reporting
تقارير مالية وتشغيلية وسريرية
The Reports module provides a comprehensive set of reports covering revenue, expenses, appointment statistics, patient demographics, inventory, and doctor productivity. Reports can be filtered by date range, doctor, or category, and exported to PDF or Excel.
وحدة التقارير توفر مجموعة شاملة من التقارير تغطي الإيرادات والمصروفات وإحصائيات المواعيد والبيانات الديموغرافية للمرضى والمخزون وإنتاجية الأطباء. يمكن تصفية التقارير حسب النطاق الزمني أو الطبيب أو التصنيف وتصديرها إلى PDF أو Excel.
Key Features
الميزات الرئيسية
Users & Roles
المستخدمين والصلاحيات
Staff accounts, roles, and permissions
حسابات الموظفين والأدوار والصلاحيات
The Users module manages staff accounts and role-based permissions. Each user is assigned a role such as Admin, Doctor, Receptionist, or Accountant. Permissions control what each user can view, create, edit, or delete. The system logs all user activity for auditing purposes.
وحدة المستخدمين تدير حسابات الموظفين والصلاحيات المستندة إلى الأدوار. كل مستخدم له دور مثل مدير أو طبيب أو موظف استقبال أو محاسب. تتحكم الصلاحيات فيما يمكن لكل مستخدم رؤيته أو إنشاؤه أو تعديله أو حذفه. يسجل النظام جميع أنشطة المستخدم لأغراض التدقيق.
Key Features
الميزات الرئيسية
Scenarios
السيناريوهات
- The admin opens the users section and clicks Add User.
- Enters name, email, username, and selects the appropriate role.
- Sets a temporary password or sends an invite link.
- Configures specific module permissions if fine-tuning is needed.
- Saves the user so they can log in with their assigned access.
- يفتح المدير قسم المستخدمين وينقر إضافة مستخدم.
- يدخل الاسم والبريد الإلكتروني واسم المستخدم ويختار الدور المناسب.
- يحدد كلمة مرور مؤقتة أو يرسل رابط دعوة.
- يضبط صلاحيات الوحدات المحددة إذا كانت هناك حاجة للضبط الدقيق.
- يحفظ المستخدم ليتمكن من تسجيل الدخول بصلاحياته المحددة.
Settings
الإعدادات
System configuration and clinic preferences
تكوين النظام وتفضيلات العيادة
The Settings module allows administrators to configure clinic information, default appointment durations, service prices, invoice numbering, language preferences, and system behavior. Changes apply globally across the system.
وحدة الإعدادات تسمح للمديرين بتكوين معلومات العيادة ومدد المواعيد الافتراضية وأسعار الخدمات وترقيم الفواتير وتفضيلات اللغة وسلوك النظام. التغييرات تطبق على مستوى النظام بأكمله.
Key Features
الميزات الرئيسية
System Logs
سجل النظام
Track actions, login activity, and data changes
تتبع الإجراءات ونشاط تسجيل الدخول وتغييرات البيانات
The System Logs module records all significant events in the system including logins, data creation, modifications, deletions, and configuration changes. Logs are timestamped, user-attributed, and searchable. Essential for audit compliance and troubleshooting.
وحدة سجل النظام تسجل جميع الأحداث الهامة في النظام بما في ذلك تسجيلات الدخول وإنشاء البيانات والتعديلات والحذف وتغييرات الإعدادات. السجلات موقعة زمنياً ومنسوبة للمستخدم وقابلة للبحث. أساسية للامتثال للتدقيق واستكشاف الأخطاء.